Apostil Azərbaycanda: Hansı Orqan Verir və ASAN Vasitəsilə Necə Alınır?
Apostil və Təsdiq
Xaricdə istifadə üçün Azərbaycan sənədləriniz çox vaxt apostil tələb edir. Bu yazıda apostilin nə olduğunu, sənəd növünə görə hansı orqanın (Ədliyyə Nazirliyi və ya Xarici İşlər Nazirliyi) səlahiyyətli olduğunu, ASAN xidmət mərkəzləri vasitəsilə prosesin necə getdiyini və apostilin tərcümə ilə əlaqəsini izah edirik.
Giriş
Universitetə qəbul, iş müqaviləsi, nikah və ya vətəndaşlıq üçün Azərbaycanda verilmiş rəsmi bir sənədi xarici ölkəyə təqdim edərkən əksər hallarda sadə surət və ya tərcümə kifayət etmir. Sənədin başqa dövlətdə hüquqi qüvvəyə malik olması üçün onun mənşəyinin təsdiqlənməsi lazımdır. Bu təsdiqin ən geniş yayılmış forması apostildir.
Bu təlimatda apostilin hansı hallarda tələb olunduğunu, Azərbaycanda hansı dövlət orqanının onu verdiyini, rüsumun məbləğini və apostilli sənədin tərcüməsinin nə üçün vacib olduğunu ardıcıllıqla nəzərdən keçirəcəyik.
Apostil nədir və nə üçün lazımdır?
Apostil bir ölkədə verilmiş rəsmi sənədin başqa bir ölkədə tanınmasını sadələşdirən beynəlxalq təsdiq formasıdır. Onun hüquqi əsası 1961-ci il tarixli "Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Haaqa Konvensiyası"dır. Bu konvensiyaya qoşulmuş ölkələr arasında sənədlərin bir-birini tanıması üçün mürəkkəb konsulluq leqallaşdırması əvəzinə vahid bir təsdiq — apostil — tətbiq olunur.
Praktiki olaraq apostil sənədin üzərinə vurulan xüsusi ştamp və ya ona əlavə edilən rəsmi vərəqdir. O, sənədi imzalayan şəxsin səlahiyyətini, imzanın həqiqiliyini və möhürün mənsubiyyətini təsdiq edir. Diqqət yetirmək lazımdır ki, apostil sənədin məzmununun düzgünlüyünü deyil, məhz mənşəyinin rəsmiliyini təsdiqləyir.
Azərbaycan bu konvensiyanın tərəfidir və konvensiya Azərbaycan üçün 2005-ci il martın 2-də qüvvəyə minmişdir. Bu o deməkdir ki, Azərbaycanda verilmiş rəsmi sənədə vurulmuş apostil, konvensiyanın digər üzv ölkələrində əlavə konsulluq təsdiqi olmadan qəbul edilməlidir.
Apostil hansı hallarda tələb olunur?
Apostil adətən aşağıdakı vəziyyətlərdə tələb edilir:
- Xarici universitetə və ya kollecə sənəd verərkən (diplom, attestat, akademik arayış);
- Xaricdə işə düzələrkən (əmək kitabçası, ixtisas sənədləri, arayışlar);
- Xaricdə nikah bağlayarkən və ya ailə statusunu təsdiqləyərkən (doğum haqqında şəhadətnamə, nikah haqqında şəhadətnamə);
- Xaricdə vətəndaşlıq, yaşayış icazəsi və ya viza prosedurları zamanı;
- Xarici ölkədə hüquqi əməliyyatlar (etibarnamə, notarial sənədlər) üçün.
Vacib qeyd: sənədin təqdim olunacağı ölkə Haaqa Konvensiyasının tərəfi deyilsə, apostil əvəzinə konsulluq leqallaşdırması tələb oluna bilər. Ona görə də prosesi başlamazdan əvvəl sənədin təqdim olunacağı ölkənin konvensiyaya üzv olub-olmadığını yoxlamaq məsləhətdir.
Azərbaycanda apostili hansı orqan verir?
Azərbaycanda apostil vermək səlahiyyəti vahid bir orqanda cəmlənməyib. Səlahiyyət sənədin növündən asılı olaraq iki dövlət orqanı arasında bölünür. Bu bölgünü düzgün başa düşmək prosesi lazımsız gecikmələrdən qorumaq üçün vacibdir.
Ədliyyə Nazirliyi
Ədliyyə Nazirliyi aşağıdakı kateqoriyalara aid sənədlərə apostil verir:
- Məhkəmə, prokurorluq və ədliyyə orqanları tərəfindən verilmiş sənədlər;
- Notarial qaydada təsdiq edilmiş sənədlər (məsələn, notarius tərəfindən təsdiqlənmiş surətlər, etibarnamələr, ərizələr);
- Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının qeydiyyatı ilə bağlı sənədlər (məsələn, doğum və nikah haqqında şəhadətnamələr).
Beləliklə, əgər sənədiniz notarial mənşəlidirsə və ya vətəndaşlıq halı qeydləri (doğum, nikah və s.) ilə bağlıdırsa, apostil üçün müraciət Ədliyyə Nazirliyi xətti ilə aparılır.
Xarici İşlər Nazirliyi və ASAN xidmət mərkəzləri
Yuxarıdakı kateqoriyalara daxil olmayan digər sənədlər üçün apostil vermək səlahiyyəti Xarici İşlər Nazirliyinə aiddir. Bu sənədlər üzrə xidmət praktikada ASAN xidmət mərkəzləri vasitəsilə göstərilir. ASAN xidmət mərkəzləri vahid pəncərə prinsipi ilə işlədiyindən, vətəndaşlar üçün ən çox istifadə olunan yollardan biri məhz ASAN/Xarici İşlər Nazirliyi xəttidir.
Sənədinizin hansı orqana aid olduğunu əvvəlcədən müəyyən etmək üçün onun mənşəyinə baxın: sənədi kim vermişdir və hansı prosedurla rəsmiləşdirilmişdir. Şübhə yarandıqda, müraciətdən əvvəl müvafiq orqanla və ya ASAN xidmət mərkəzi ilə əlaqə saxlamaq tövsiyə olunur.
Apostil rüsumu nə qədərdir?
Apostil xidmətinə görə dövlət rüsumu tutulur. Bir sənəd üçün apostil rüsumu 10 AZN təşkil edir. Rüsumun məbləği sənədin növündən asılı olaraq dəyişmir; hər bir apostil üçün ayrıca ödəniş nəzərdə tutulur, yəni bir neçə sənədə apostil vurdurmaq istəyirsinizsə, ödəniş də sənədlərin sayına uyğun hesablanır.
Ödənişlə bağlı dəqiq üsul və mümkün əlavə xidmət haqlarını (məsələn, sürətləndirilmiş xidmət və ya nüsxə haqları) müraciət etdiyiniz mərkəzdə dəqiqləşdirmək məsləhətdir, çünki bu detallar zamanla dəyişə bilər.
Apostil və tərcümə arasındakı əlaqə
Bir çox vətəndaş apostilin sənədi avtomatik olaraq xarici dildə "başa düşülən" etdiyini düşünür, lakin bu, doğru deyil. Apostil sənədin mənşəyini təsdiq edir, onun məzmununu tərcümə etmir. Xarici ölkəyə təqdim olunacaq sənəd həmin ölkənin rəsmi dilində deyilsə, çox vaxt həm apostil, həm də rəsmi tərcümə tələb olunur.
Buradakı ardıcıllıq sənədin təqdim olunacağı ölkənin qaydalarından asılıdır və iki əsas ssenari mövcuddur:
- Əvvəlcə sənədə apostil vurulur, sonra apostilli sənəd (apostil ştampı ilə birlikdə) tərcümə edilir və tərcümə notarial qaydada təsdiqlənir;
- Bəzi hallarda əvvəlcə tərcümə hazırlanır və təsdiqlənir, sonra tərcüməyə və ya orijinal sənədə apostil vurulur.
Hansı ardıcıllığın tələb olunduğu birbaşa sənədi qəbul edəcək qurumun tələblərindən asılıdır. Ona görə də prosesi başlamazdan əvvəl həmin qurumdan dəqiq tələbləri öyrənmək vaxt və vəsait itkisinin qarşısını alır. TercümExpert olaraq biz sənədin apostil mərhələsindən sonra düzgün dil cütlüyündə və tələb olunan təsdiq formasında (məsələn, notarial tərcümə) hazırlanmasına dəstək veririk.
Apostil almaq üçün addımlar
Aşağıdakı ümumi ardıcıllıq prosesi planlaşdırmağa kömək edəcək:
- Sənədin növünü müəyyən edin. Sənədin notarial, məhkəmə/ədliyyə mənşəli, vətəndaşlıq halı ilə bağlı, yoxsa digər kateqoriyaya aid olduğunu təyin edin.
- Səlahiyyətli orqanı seçin. Sənəd növünə uyğun olaraq Ədliyyə Nazirliyi və ya Xarici İşlər Nazirliyi (ASAN xidmət mərkəzləri vasitəsilə) xəttini müəyyənləşdirin.
- Sənədi hazırlayın. Sənədin orijinalının və ya tələb olunan formasının (məsələn, notarial təsdiqli surətin) mövcud olduğuna əmin olun.
- Rüsumu ödəyin. Hər apostil üçün 10 AZN dövlət rüsumunu ödəyin.
- Müraciət edin və apostili alın. Müvafiq mərkəzdə müraciəti rəsmiləşdirin.
- Tərcümə mərhələsini planlaşdırın. Sənəd xarici dildə tələb olunursa, apostildən sonra (və ya qəbul edən qurumun tələbinə uyğun ardıcıllıqla) peşəkar tərcümə və notarial təsdiq təşkil edin.
Praktik məsləhətlər
- Qəbul edən qurumun tələblərini əvvəlcədən yoxlayın. Apostilin tərcümə ilə ardıcıllığı ölkədən və qurumdan asılı olaraq dəyişir; bu, ən çox səhv edilən məqamdır.
- Sənədin təqdim olunacağı ölkənin konvensiyaya üzv olduğunu təsdiqləyin. Üzv olmayan ölkələr üçün apostil əvəzinə konsulluq leqallaşdırması lazım ola bilər.
- Bir neçə nüsxə lazım ola biləcəyini nəzərə alın. Fərqli qurumlar orijinal apostilli sənəd tələb edə bilər, bu isə əlavə müraciət və rüsum deməkdir.
- Sənədin adının və məlumatlarının doğruluğuna diqqət edin. Ad-soyadın pasportdakı yazılışı ilə uyğunluğu sonrakı mərhələlərdə problemlərin qarşısını alır.
- Rəsmi mənbələrə istinad edin. Rüsum, prosedur və səlahiyyətli orqanlarla bağlı ən dəqiq məlumat üçün aşağıdakı rəsmi mənbələri yoxlayın.
Tez-tez verilən suallar
Azərbaycanda apostili bütün sənədlər üçün eyni orqan verirmi?
Xeyr. Səlahiyyət sənədin növünə görə bölünür: notarial, məhkəmə/ədliyyə mənşəli və vətəndaşlıq halı ilə bağlı sənədlər üçün Ədliyyə Nazirliyi, digər sənədlər üçün isə Xarici İşlər Nazirliyi (ASAN xidmət mərkəzləri vasitəsilə) səlahiyyətlidir.
Apostil rüsumu nə qədərdir?
Bir sənəd üçün apostil rüsumu 10 AZN təşkil edir. Ödənişlə bağlı əlavə detalları müraciət etdiyiniz mərkəzdə dəqiqləşdirmək məsləhətdir.
Apostil sənədi avtomatik olaraq tərcümə edirmi?
Xeyr. Apostil yalnız sənədin mənşəyini təsdiq edir. Sənəd xarici dildə tələb olunursa, ayrıca rəsmi tərcümə, çox vaxt notarial təsdiqlə birlikdə hazırlanmalıdır.
Əvvəlcə apostil, yoxsa tərcümə etməliyəm?
Bu, sənədi qəbul edəcək qurumun tələbindən asılıdır. Bəzi qurumlar apostildən sonra tərcüməni, bəziləri isə fərqli ardıcıllığı tələb edə bilər. Prosesi başlamazdan əvvəl qəbul edən qurumdan dəqiq tələbləri öyrənin.
Sənədimi təqdim edəcəyim ölkə Haaqa Konvensiyasının tərəfi deyilsə nə etməliyəm?
Bu halda apostil kifayət etməyə bilər və konsulluq leqallaşdırması tələb oluna bilər. Sənədin təqdim olunacağı ölkənin qaydalarını əvvəlcədən yoxlayın.
Qeyd: Bu məqalə ümumi məlumat xarakteri daşıyır və rəsmi hüquqi məsləhət deyil. Apostil prosedurları, rüsumlar və səlahiyyətli orqanların iş qaydası zamanla dəyişə bilər. Müraciətdən əvvəl aşağıdakı rəsmi mənbələri və müvafiq dövlət orqanlarını yoxlamağınız tövsiyə olunur.
Mənbələr: HCCH — Azərbaycan üzrə səlahiyyətli orqanlar · Xarici İşlər Nazirliyi — apostil və leqallaşdırma · ASAN xidmət