Legalisering og apostille af dokumenter i Danmark: sådan gør du (og for tyrkiske dokumenter)

Oversættelse og legalisering

Legalisering og apostille af dokumenter i Danmark: sådan gør du (og for tyrkiske dokumenter)

Skal et dansk dokument bruges i udlandet — eller et tyrkisk dokument i Danmark — er apostille ofte nøglen. Denne guide forklarer, hvad en apostille er, hvordan Udenrigsministeriet påfører apostille på danske dokumenter, hvorfor udenlandske og tyrkiske dokumenter skal apostilleres i oprindelseslandet, og hvordan apostille og bekræftet oversættelse hænger sammen i den rigtige rækkefølge.

Indledning

Når du skal bruge en vielsesattest, et eksamensbevis, en straffeattest eller et firmadokument på tværs af landegrænser, møder du hurtigt ordene "legalisering" og "apostille". De to begreber forveksles ofte, og mange er i tvivl om, hvem der udsteder hvad, i hvilken rækkefølge — og hvornår der også skal en oversættelse til. Resultatet er spildte gebyrer og forsinkede sager.

Denne artikel samler trådene ét sted. Vi forklarer, hvad en apostille egentlig er efter Haag-konventionen fra 1961, hvordan du får apostille på danske dokumenter hos Udenrigsministeriet, og hvad der gælder, når dokumentet i stedet er tyrkisk og skal bruges i Danmark. Undervejs viser vi, hvordan den bekræftede oversættelse passer ind i apostille-kæden, så du kan planlægge det hele rigtigt første gang.

Hvad er en apostille? (Haag-konventionen af 1961)

En apostille er en standardiseret påtegning, der bekræfter, at et offentligt dokument er ægte — nærmere bestemt, at underskriften, stemplet eller seglet på dokumentet er ægte. Apostillen siger derimod ikke noget om, hvorvidt indholdet i dokumentet er korrekt; den bekræfter kun dokumentets formelle ægthed.

Apostillen stammer fra Haag-konventionen af 5. oktober 1961 om afskaffelse af kravet om legalisering af udenlandske offentlige dokumenter (i daglig tale Apostille-konventionen). Konventionen trådte i kraft internationalt den 24. januar 1965, og formålet var at gøre det enklere at bruge dokumenter på tværs af landegrænser. I stedet for en lang kæde af bekræftelser gennem flere myndigheder og ambassader indførte konventionen én enkelt påtegning: apostillen.

Pointen er denne: Når to lande begge har tiltrådt Apostille-konventionen, er en apostille tilstrækkelig. Et dokument, der er forsynet med apostille i det land, hvor det er udstedt, skal ikke derudover legaliseres på en ambassade for at kunne bruges i det andet land. Det sparer tid, gebyrer og bureaukrati.

Det er vigtigt at bemærke, at apostille kun kan bruges mellem lande, der har tiltrådt konventionen. Skal et dokument bruges i et land, der ikke er med i konventionen, kræves i stedet den mere omstændelige legalisering — som vi vender tilbage til nedenfor.

Udenrigsministeriets rolle i Danmark

I Danmark er det Udenrigsministeriets legaliseringskontor, der påfører apostille. Det er altså ikke kommunen, byretten eller politiet, der udsteder selve apostillen, men Udenrigsministeriet centralt.

To grundlæggende principper er værd at holde fast i, fordi de afgør hele fremgangsmåden:

  1. Udenrigsministeriet apostillerer dokumenter, der er udstedt af danske myndigheder. Det gælder for eksempel danske vielsesattester, fødsels- og dåbsattester, bopælsattester, straffeattester og eksamensbeviser fra danske uddannelsesinstitutioner.
  2. Udenrigsministeriet legaliserer ikke dokumenter, der er udstedt i andre lande. Et udenlandsk dokument skal legaliseres eller apostilleres i det land, hvor det er udstedt — ikke i Danmark.

Netop princip nr. 2 er kilde til mange misforståelser. Man kan ikke komme til Danmark med et tyrkisk dokument og bede Udenrigsministeriet om at "sætte apostille på det". Det tyrkiske dokument skal have sin apostille i Tyrkiet. Vi uddyber det længere nede.

Apostille eller legalisering — hvad er forskellen?

Begreberne bruges ofte i flæng, men de dækker to forskellige situationer:

Med andre ord: Apostille er en type legalisering, men i en forenklet udgave. Når du hører "skal jeg have apostille eller legalisering?", er det korte svar, at det afhænger af, om begge involverede lande er med i Apostille-konventionen. Er de det, er det apostille. Er de ikke, er det den fulde legalisering via ambassade.

For dansk-tyrkiske sager er svaret heldigvis enkelt, fordi begge lande er med i konventionen (se afsnittet om tyrkiske dokumenter nedenfor).

Sådan får du apostille på danske dokumenter

Skal et dansk dokument bruges i udlandet, følger du i praksis denne fremgangsmåde hos Udenrigsministeriet:

  1. Sørg for, at dokumentet er udstedt (eller korrekt bekræftet) af en dansk myndighed. Apostillen bekræfter en ægte underskrift eller et ægte segl fra en dansk myndighed, så dokumentet skal kunne "spores" tilbage til en sådan.
  2. Køb legalisering i Udenrigsministeriets webshop, før du indleverer. Betalingen sker på forhånd. Prisen er 250 kr. pr. dokument.
  3. Indlever dokumentet. Det kan efter Udenrigsministeriets anvisninger ske via digital post, ved upload af digitalt underskrevne dokumenter, ved personligt fremmøde eller pr. post/kurer.
  4. Vent på sagsbehandlingen. Ved indlevering pr. post eller kurer angiver Udenrigsministeriet en sagsbehandlingstid på omkring 5-7 hverdage, når dokumenterne er modtaget. I travle perioder kan der gå længere tid.
  5. Modtag dokumentet med apostille. Herefter kan det bruges i alle lande, der har tiltrådt Apostille-konventionen.

For digitalt underskrevne dokumenter tilbyder Udenrigsministeriet i visse tilfælde en e-apostille. Tjek de aktuelle regler og formater på Udenrigsministeriets sider, da håndteringen af fysiske og digitale dokumenter kan være forskellig.

Skal oversættelsen af et dansk dokument også apostilleres, kræver det som regel et ekstra led: oversætteren underskriver en erklæring om, at oversættelsen er korrekt, underskriften bekræftes (typisk hos en notar ved byretten), og først derefter kan Udenrigsministeriet apostillere. Fordi kravene varierer fra myndighed til myndighed, bør du altid afklare på forhånd, om det er selve originalen, oversættelsen — eller begge dele — der skal apostilleres.

Udenlandske og tyrkiske dokumenter: apostille i oprindelseslandet

Her er den vigtigste regel for alle, der har et tyrkisk dokument, som skal bruges i Danmark: Udenrigsministeriet i Danmark legaliserer ikke udenlandske dokumenter. Et dokument skal legaliseres eller apostilleres i det land, hvor det er udstedt.

Det gode ved dansk-tyrkiske sager er, at både Danmark og Tyrkiet har tiltrådt Apostille-konventionen. Tyrkiet har været med siden 1985, og Danmark siden 2006. Det betyder, at apostille er den gyldige, forenklede form begge veje — der er ikke behov for yderligere ambassadelegalisering mellem de to lande.

I praksis giver det to spor, afhængigt af hvor dokumentet er udstedt:

Bemærk desuden, at Udenrigsministeriet oplyser, at Danmark ikke legaliserer dokumenter fra en række bestemte lande. Tyrkiet er ikke på den liste, men det understreger, at du altid bør tjekke de aktuelle regler for netop dit dokument og dit land.

Bekræftet oversættelse og apostille-kæden — den rigtige rækkefølge

Apostille og oversættelse er to forskellige ting, som skal spille sammen. Apostillen bekræfter dokumentets ægthed; den bekræftede oversættelse gør indholdet forståeligt og anvendeligt for en myndighed, der ikke læser originalsproget. En dansk myndighed kan ikke forventes at behandle en tyrkisk fødselsattest, før den foreligger i en pålidelig dansk oversættelse.

Rækkefølgen har stor betydning og fastsættes af den myndighed, der skal modtage dokumentet. En almindelig og logisk fremgangsmåde for et tyrkisk dokument til Danmark er:

  1. Få originalen apostilleret i Tyrkiet. Apostillen påføres, mens dokumentet endnu er i sit oprindelsesland.
  2. Få lavet en bekræftet oversættelse til dansk af både dokumentet og selve apostille-påtegningen, så den danske myndighed kan læse det hele.
  3. Aflever til den danske myndighed i den form, den kræver.

For et dansk dokument til Tyrkiet vender kæden typisk om: dokumentet (og evt. oversættelsen) bekræftes og apostilleres i Danmark, hvorefter det bruges i Tyrkiet. Nogle myndigheder ønsker, at også oversættelsen er bekræftet og medtaget i apostille-kæden — andre nøjes med, at originalen er apostilleret. Fordi praksis varierer, bør du altid bekræfte den præcise rækkefølge og de præcise krav med den modtagende myndighed, før du bestiller apostille og oversættelse. Det sparer dig for dobbeltarbejde og ekstra gebyrer.

Kort tjekliste, før du går i gang

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på apostille og legalisering?

Apostille er den forenklede form for legalisering, der gælder mellem lande, som begge har tiltrådt Haag-konventionen af 1961. Én påtegning er nok. "Legalisering" i den klassiske forstand bruges, når mindst ét af landene ikke er med i konventionen, og kræver typisk flere led, herunder ambassadebekræftelse.

Kan Udenrigsministeriet sætte apostille på mit tyrkiske dokument?

Nej. Udenrigsministeriets legaliseringskontor legaliserer ikke dokumenter, der er udstedt i andre lande. Et tyrkisk dokument skal apostilleres i Tyrkiet hos den kompetente tyrkiske myndighed og derefter oversættes til dansk med en bekræftet oversættelse.

Hvad koster en apostille på et dansk dokument, og hvor lang tid tager det?

Apostille hos Udenrigsministeriet koster 250 kr. pr. dokument, og betalingen sker på forhånd i webshoppen. Ved indlevering pr. post eller kurer angiver Udenrigsministeriet en sagsbehandlingstid på omkring 5-7 hverdage. Priser og tider kan ændre sig — tjek de officielle sider.

Skal både originalen og oversættelsen apostilleres?

Det afhænger af den modtagende myndighed. Nogle kræver kun, at originalen er apostilleret, mens andre også ønsker, at oversættelsen er bekræftet og medtaget i kæden. Afklar det altid på forhånd med den myndighed, der skal bruge dokumentet.

Er en apostille nok mellem Danmark og Tyrkiet?

Ja. Både Danmark og Tyrkiet har tiltrådt Apostille-konventionen, så en apostille fra det land, hvor dokumentet er udstedt, er den gyldige form. Der kræves ikke yderligere ambassadelegalisering mellem de to lande, men dokumentet skal fortsat oversættes, når den modtagende myndighed ikke læser originalsproget.

Ansvarsfraskrivelse: Denne artikel er alene til generel information og er ikke juridisk rådgivning. Kravene til apostille, legalisering og oversættelse afhænger af det konkrete land, den konkrete myndighed og det konkrete formål og kan ændre sig over tid. Bekræft altid de gældende krav, gebyrer og den korrekte rækkefølge direkte hos den modtagende myndighed og hos Udenrigsministeriet, før du bestiller apostille eller oversættelse.

Kilder

Relaterede artikler

Blog