Studieren in Deutschland: Übersetzung und Beglaubigung Ihrer Bewerbungsunterlagen
Studium & Ausbildung
Wer mit einem ausländischen Zeugnis in Deutschland studieren möchte, muss seine Unterlagen nicht nur einreichen, sondern in der Regel amtlich beglaubigen und übersetzen lassen. Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, wie Hochschulzugangsberechtigung, uni-assist, VPD und – für einige Länder – die APS zusammenhängen und welche Rolle beglaubigte Übersetzungen dabei spielen.
Einleitung
Ein Studium in Deutschland ist für viele internationale Bewerberinnen und Bewerber ein großes Ziel – doch bevor die eigentliche Bewerbung beginnt, steht ein wichtiger formaler Schritt an: Ihre Schul- und Hochschulzeugnisse müssen so aufbereitet werden, dass eine deutsche Hochschule sie prüfen und einordnen kann. Dazu gehören häufig eine Vorprüfung Ihrer Qualifikation, amtlich beglaubigte Kopien Ihrer Originaldokumente und beglaubigte Übersetzungen ins Deutsche oder Englische.
Dieser Artikel führt Sie durch die einzelnen Stationen: von der Hochschulzugangsberechtigung (HZB) und der Vorabprüfung über anabin, über die Rolle von uni-assist und der Vorprüfungsdokumentation (VPD), bis hin zur Akademischen Prüfstelle (APS) und dem Sprachnachweis. Da die genauen Anforderungen je nach Hochschule, Studiengang und Herkunftsland variieren, verstehen Sie diesen Text bitte als allgemeine Orientierung und prüfen Sie die verbindlichen Vorgaben immer direkt bei uni-assist, dem DAAD und Ihrer Wunschhochschule.
Warum Ihre Unterlagen geprüft und übersetzt werden müssen
Deutsche Hochschulen erhalten Bewerbungen aus der ganzen Welt – mit Zeugnissen, die in unterschiedlichen Sprachen ausgestellt sind, auf verschiedenen Notensystemen beruhen und aus ganz unterschiedlichen Bildungssystemen stammen. Damit eine Zulassungsstelle Ihre Qualifikation fair und einheitlich bewerten kann, muss sie zunächst zwei Fragen beantworten: Berechtigt Ihr Abschluss überhaupt zum Studium in Deutschland, und was steht genau in Ihren Dokumenten?
Aus diesem Grund reicht es fast nie aus, einfach eine Kopie Ihres Zeugnisses hochzuladen. In der Regel benötigen Sie eine amtlich beglaubigte Kopie des Originals sowie – wenn das Dokument nicht in einer akzeptierten Sprache vorliegt – eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche oder Englische. Zusätzlich verlangen viele Hochschulen eine Vorprüfung Ihrer Zeugnisse, entweder über uni-assist oder direkt durch die Hochschule. Wer diese Schritte früh plant, vermeidet die häufigste Ursache für abgelehnte oder verspätete Bewerbungen: unvollständige oder formal fehlerhafte Unterlagen.
Die Hochschulzugangsberechtigung (HZB) und die Vorabprüfung über anabin
Der zentrale Begriff für Ihre Zulassung heißt Hochschulzugangsberechtigung (HZB). uni-assist definiert die HZB als Sammelbegriff für Zeugnisse aus dem Schul- und Hochschulbereich, die Sie zum Studium an einer deutschen Hochschule berechtigen. Ob und in welchem Umfang Ihr Abschluss anerkannt wird, hängt maßgeblich von Ihrem Herkunftsland ab: In manchen Ländern genügt das Schulabschlusszeugnis, in anderen wird zusätzlich eine bestandene Aufnahmeprüfung oder ein bereits begonnenes Studium im Heimatland vorausgesetzt.
Man unterscheidet dabei zwischen einer allgemeinen HZB, die zum Studium in allen Fächern berechtigt, und einer fachgebundenen HZB, die auf bestimmte Fachrichtungen beschränkt ist. In manchen Fällen ist der Abschluss noch nicht direkt gleichwertig; dann kann der Besuch eines Studienkollegs erforderlich sein – ein in der Regel einjähriger Vorbereitungskurs, der Sprache und fachspezifische Inhalte vermittelt und mit einer Feststellungsprüfung endet.
Eine erste Orientierung, wie Ihr Abschluss in Deutschland eingestuft wird, bietet die Datenbank anabin, die von der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) im Sekretariat der Kultusministerkonferenz (KMK) gepflegt wird. Dort finden Sie Informationen zur Bewertung ausländischer Bildungsnachweise. Auch uni-assist stellt mit dem Werkzeug „Check: Hochschulzugang" eine vorläufige Einschätzung bereit. Beide Instrumente ersetzen keine verbindliche Zulassungsentscheidung, helfen Ihnen aber, Ihre Chancen realistisch einzuschätzen.
uni-assist und die Vorprüfungsdokumentation (VPD)
Viele deutsche Hochschulen lassen die Bewerbungen internationaler Studierender nicht selbst prüfen, sondern arbeiten dafür mit uni-assist zusammen, der „Arbeits- und Servicestelle für internationale Studienbewerbungen". uni-assist prüft Ihre Zeugnisse auf formale Vollständigkeit und Gleichwertigkeit und rechnet Ihre Noten in das deutsche Notensystem um.
In vielen Fällen erhalten Sie als Ergebnis dieser Vorprüfung eine Vorprüfungsdokumentation (VPD). Laut uni-assist ist die VPD ein Zertifikat, mit dem Sie sich anschließend direkt bei der Hochschule bewerben können. Die VPD dokumentiert, welche Zeugnisse Sie vorgelegt haben, welchen Hochschulzugang Sie damit in Deutschland erlangen und wie Ihre Note im deutschen System eingestuft wird. Wichtig: Die VPD muss in der Regel vor Ablauf der Bewerbungsfrist bei der Hochschule vorliegen – und die Vorprüfung nimmt Zeit in Anspruch.
Ob Sie sich über uni-assist bewerben oder eine VPD benötigen, legt jede Hochschule selbst fest. Manche Hochschulen bearbeiten Bewerbungen vollständig über uni-assist, andere verlangen lediglich die VPD und wieder andere prüfen die Unterlagen komplett intern. Klären Sie daher immer zuerst auf der Website Ihrer Wunschhochschule, welcher Weg für Ihren konkreten Studiengang gilt.
Die Akademische Prüfstelle (APS): für bestimmte Länder erforderlich
Für Bewerberinnen und Bewerber aus einigen Ländern kommt ein weiterer Schritt hinzu: die Akademische Prüfstelle (APS). Die APS ist eine gemeinsame Einrichtung der Deutschen Botschaft und des Deutschen Akademischen Austauschdienstes (DAAD). Sie überprüft die Echtheit von Bildungsnachweisen und die Plausibilität des akademischen Werdegangs und stellt bei positivem Ergebnis ein Zertifikat aus, das Sie Ihrer Bewerbung beilegen.
Für einige Länder – etwa China, Indien und Vietnam – ist ein APS-Zertifikat verpflichtend, bevor Sie sich an einer deutschen Hochschule bewerben oder ein Studentenvisum beantragen können. Da sich die zuständigen Länder und die genauen Verfahren jedoch ändern und je nach Herkunftsland unterschiedlich ausfallen, sollten Sie unbedingt prüfen, ob für Ihr Land eine APS erforderlich ist. Verbindliche Auskunft geben der DAAD, die für Ihr Land zuständige Akademische Prüfstelle und die deutsche Auslandsvertretung. Planen Sie das APS-Verfahren gegebenenfalls früh ein, denn auch dieser Schritt benötigt Vorlaufzeit – und für die APS werden häufig ebenfalls beglaubigte Kopien und Übersetzungen Ihrer Zeugnisse verlangt.
Welche Unterlagen Sie in der Regel benötigen
Auch wenn die genauen Anforderungen je nach Hochschule und Studiengang variieren, gehören die folgenden Dokumente zu den am häufigsten verlangten Unterlagen:
- Schulzeugnisse: Ihr Schulabschlusszeugnis (etwa das Zeugnis der Hochschulreife oder ein vergleichbarer Abschluss) als Nachweis Ihrer Hochschulzugangsberechtigung.
- Hochschulzeugnisse und Diplome: Für ein Master- oder weiterführendes Studium Ihre Bachelorurkunde beziehungsweise Ihr Diplom.
- Notenübersicht (Transcript of Records): Eine detaillierte Aufstellung Ihrer belegten Fächer, Leistungspunkte und Noten.
- Sprachnachweis: Ein Nachweis der deutschen oder – bei englischsprachigen Studiengängen – der englischen Sprachkenntnisse (siehe unten).
- Weitere Nachweise: Je nach Studiengang etwa ein Reisepass, ein Lebenslauf, ein Motivationsschreiben oder Nachweise über Aufnahmeprüfungen und bisherige Studienleistungen.
Für die meisten dieser Zeugnisse gilt: Sie müssen als amtlich beglaubigte Kopie und – sofern sie nicht in einer akzeptierten Sprache vorliegen – als beglaubigte Übersetzung eingereicht werden. Was genau der Unterschied ist, klärt der nächste Abschnitt.
Amtlich beglaubigte Kopie und beglaubigte Übersetzung: der entscheidende Unterschied
Diese beiden Begriffe werden oft verwechselt, bezeichnen aber zwei völlig unterschiedliche Dinge:
- Eine amtlich beglaubigte Kopie bestätigt, dass eine Fotokopie mit dem Originaldokument übereinstimmt. Sie ändert nichts am Inhalt oder an der Sprache – sie bezeugt nur die Echtheit der Kopie.
- Eine beglaubigte Übersetzung ist eine von einer autorisierten, öffentlich bestellten und beeidigten Übersetzerin oder einem entsprechenden Übersetzer angefertigte und mit Stempel und Unterschrift versehene Fassung Ihres Dokuments in einer anderen Sprache.
In beiden Fällen kommt es darauf an, wer die Beglaubigung vornimmt. Für die amtliche Beglaubigung von Kopien sind je nach Land unter anderem deutsche Behörden mit Dienstsiegel, Notare, die ausstellende Schule oder Universität sowie deutsche Botschaften und Konsulate zuständig. Für die beglaubigte Übersetzung ist ein gerichtlich ermächtigter oder beeidigter Übersetzer erforderlich – hier setzt TercümExpert an.
Ein wichtiger Punkt betrifft die Sprache: Manche Hochschulen akzeptieren Dokumente in bestimmten Fremdsprachen ohne Übersetzung. Die LMU München beispielsweise verlangt für Dokumente auf Englisch, Französisch, Italienisch, Katalanisch, Latein, Portugiesisch, Rumänisch und Spanisch keine Übersetzung; alle anderen Sprachen müssen amtlich beglaubigt übersetzt werden. Diese Liste ist jedoch von Hochschule zu Hochschule unterschiedlich. Ob die Übersetzung ins Deutsche oder Englische erfolgen muss, richtet sich zudem nach dem Studiengang: Für deutschsprachige Programme wird meist Deutsch verlangt, für internationale, englischsprachige Programme häufig Englisch. Prüfen Sie deshalb vor der Beauftragung genau, welche Sprache Ihre Hochschule oder uni-assist vorschreibt.
TercümExpert unterstützt Sie bei diesem Schritt: Wir erstellen beglaubigte Übersetzungen Ihrer Zeugnisse, Diplome und Notenübersichten durch beeidigte Fachübersetzer – inhaltlich präzise, vollständig und im geforderten Format. Die amtliche Beglaubigung der Kopien Ihrer Originale nehmen dagegen die zuständigen Behörden, Notare oder Ihre ausstellende Institution vor; hier beraten wir Sie gern zur richtigen Reihenfolge.
Sprachnachweis: TestDaF und DSH oder IELTS und TOEFL
Für deutschsprachige Studiengänge müssen Sie ausreichende Deutschkenntnisse nachweisen, die Sie zum Studium befähigen. Der DAAD nennt als gängige Nachweise unter anderem den TestDaF, der in vielen Ländern bereits im Heimatland abgelegt werden kann, und die DSH (Deutsche Sprachprüfung für den Hochschulzugang), die an vielen deutschen Hochschulen angeboten wird. Anerkannt werden je nach Hochschule auch das Goethe-Zertifikat, telc-Prüfungen, das Deutsche Sprachdiplom (DSD) der Kultusministerkonferenz und das Österreichische Sprachdiplom. Welches Niveau genau verlangt wird, legt die jeweilige Hochschule fest.
Für internationale, englischsprachige Studiengänge benötigen Sie in der Regel keinen Deutschnachweis, dafür aber einen Nachweis Ihrer englischen Sprachkenntnisse – üblicherweise über anerkannte Tests wie IELTS oder TOEFL. Auch hier bestimmt die Hochschule das erforderliche Niveau und die akzeptierten Testformate. Wenn Ihr Sprachzertifikat oder ein sprachbezogenes Dokument übersetzt werden muss, kann TercümExpert dies für Sie übernehmen.
Zeitplan und praktische Tipps
Der häufigste Fehler bei Studienbewerbungen ist nicht die fehlende Qualifikation, sondern der zu späte Start. Planen Sie deshalb großzügig:
- Fristen früh recherchieren. Bewerbungsfristen liegen für das Wintersemester und das Sommersemester unterschiedlich und variieren je nach Hochschule und Studiengang. Notieren Sie die genauen Termine Ihrer Wunschhochschule.
- Vorprüfung einkalkulieren. Die Bearbeitung durch uni-assist und – falls nötig – das APS-Verfahren nehmen mehrere Wochen in Anspruch. Beginnen Sie idealerweise mehrere Monate vor der Frist.
- Reihenfolge beachten. Lassen Sie zuerst Ihre Originale amtlich beglaubigt kopieren und danach die beglaubigten Übersetzungen anfertigen, damit die Übersetzung zur beglaubigten Fassung passt.
- Vollständigkeit prüfen. Eine unvollständige Bewerbung wird oft gar nicht bearbeitet. Gleichen Sie Ihre Unterlagen mit der Checkliste Ihrer Hochschule und von uni-assist ab.
- Verbindliche Quellen nutzen. Verlassen Sie sich für die endgültigen Anforderungen ausschließlich auf uni-assist, den DAAD, anabin/ZAB und Ihre Wunschhochschule.
Wer diese Schritte strukturiert angeht, spart Zeit, Geld und Nerven – und legt die Grundlage für einen reibungslosen Studienstart in Deutschland.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich für meine Zeugnisse eine beglaubigte Übersetzung?
In den meisten Fällen ja, sofern Ihre Dokumente nicht in einer von der Hochschule akzeptierten Sprache vorliegen. Zusätzlich wird häufig eine amtlich beglaubigte Kopie des Originals verlangt. Welche Sprachen ohne Übersetzung akzeptiert werden, legt jede Hochschule selbst fest – prüfen Sie dies vorab bei Ihrer Wunschhochschule oder bei uni-assist.
Muss ich ins Deutsche oder ins Englische übersetzen lassen?
Das hängt vom Studiengang ab. Für deutschsprachige Programme wird in der Regel eine Übersetzung ins Deutsche verlangt, für internationale, englischsprachige Programme häufig ins Englische. Die verbindliche Vorgabe finden Sie in den Bewerbungshinweisen der Hochschule oder von uni-assist.
Was ist der Unterschied zwischen einer beglaubigten Kopie und einer beglaubigten Übersetzung?
Eine amtlich beglaubigte Kopie bestätigt, dass eine Kopie mit dem Original übereinstimmt. Eine beglaubigte Übersetzung ist die von einem beeidigten Übersetzer angefertigte, gestempelte Fassung des Dokuments in einer anderen Sprache. Für ein vollständiges Zeugnis benötigen Sie oft beides.
Benötige ich eine APS für meine Bewerbung?
Das hängt von Ihrem Herkunftsland ab. Für einige Länder – zum Beispiel China, Indien und Vietnam – ist ein Zertifikat der Akademischen Prüfstelle verpflichtend. Da sich die Regelungen ändern, prüfen Sie unbedingt beim DAAD, der zuständigen APS und der deutschen Auslandsvertretung, ob für Ihr Land eine APS erforderlich ist.
Was ist eine Vorprüfungsdokumentation (VPD) und wann brauche ich sie?
Die VPD ist ein Zertifikat von uni-assist, mit dem Sie sich direkt bei der Hochschule bewerben können. Sie dokumentiert Ihre eingereichten Zeugnisse, den daraus resultierenden Hochschulzugang und Ihre umgerechnete Note. Ob Ihre Hochschule eine VPD verlangt, erfahren Sie auf deren Website; sie muss in der Regel vor Ablauf der Bewerbungsfrist vorliegen.
Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Zulassungsberatung dar. Die Anforderungen an Bewerbungsunterlagen, Beglaubigungen, Übersetzungen, Sprachnachweise und die APS unterscheiden sich je nach Hochschule, Studiengang und Herkunftsland und können sich jederzeit ändern. Verbindliche und aktuelle Auskünfte erhalten Sie ausschließlich bei uni-assist, dem DAAD, der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (anabin/ZAB) sowie direkt bei Ihrer Wunschhochschule und der zuständigen Akademischen Prüfstelle.
Quellen:
- uni-assist – Vorprüfungsdokumentation (VPD)
- uni-assist – Hochschulzugangsberechtigung (HZB)
- DAAD – Die deutsche Sprache (Sprachnachweise)
- Hochschulrektorenkonferenz (HRK) – Akademische Prüfstellen (APS)
- anabin – Datenbank der ZAB/KMK zur Anerkennung ausländischer Bildungsnachweise
- LMU München – Beglaubigungen und Übersetzungen